1. Bydgoski Konwent Multifandomowy „Bykon” 2024, zwany dalej Konwentem, odbywa się w dniach 20-21 kwietnia 2024 roku w Zespole Szkół Mechanicznych nr 1 im. Franciszka Siemiradzkiego w Bydgoszczy.

2. Głównym organizatorem Konwentu jest Bydgoskie Stowarzyszenie Popkultury „Artemis” wraz z Klubem Miłośników Kultury Azjatyckiej „Kitsune”, Bydgoską Strefą Gier Bez Prądu, Fundacją „Jutronauci” oraz Zespołem Szkół Mechanicznych nr 1 im. Franciszka Siemiradzkiego.

3. Konwent jest wydarzeniem społecznym, czyli imprezą zwykłą odbywającą się na terenie prywatnym i nie podlega przepisom ustawy o Bezpieczeństwie Imprez Masowych z dnia 20.03.2009. (Dz.U. Nr 62, poz. 504.). Wpłacane składki akredytacyjne traktowane są jako dobrowolna darowizna na rzecz pokrycia kosztów organizacji imprezy. Organizatorzy pracują społecznie.

4. Konwent ma charakter imprezy zamkniętej. Na terenie, na którym odbywa się Konwent, przebywać mogą jedynie: pracownicy obiektu, Organizatorzy, Twórcy Programu, Wystawcy, zaproszeni Goście oraz przedstawiciele Mediów, Obsługa, Patrol oraz osoby, które otrzymały akredytację.

5. Liczba wejściówek na konwent jest ograniczona.

6. Dowodem uzyskanej zgody na uczestnictwo w imprezie jest identyfikator, który każdy Uczestnik powinien nosić w widocznym miejscu i który należy pokazywać na każde wezwanie Organizatorów i Patrolu.

7. Osoby nieposiadające identyfikatora będą niezwłocznie usuwane z terenu Konwentu na podstawie decyzji Organizatorów.

8. Każda osoba, która przybędzie na Konwent, będzie proszona o okazanie ważnego dowodu tożsamości ze zdjęciem i datą urodzenia w celu potwierdzenia zgodności danych. Ponadto osoby niepełnoletnie będą proszone o okazanie przy akredytacji poprawnie wypełnionej przez rodzica bądź prawnego opiekuna Zgody Opiekuna, a następnie o trzymanie jej przy sobie.

9. Osoby cierpiące na choroby przewlekłe zobowiązane są poinformować o tym Organizatorów oraz odnotować to na swoim identyfikatorze wraz z numerem do Opiekuna, Rodzica lub osoby do kontaktu.

10. Dzieci do lat 12 mogą przebywać na terenie Konwentu wyłącznie pod opieką osoby dorosłej.

11. Dane uzyskane w akredytacji będą wykorzystywane lub przetwarzane przez Organizatora wyłącznie do celów organizacyjnych i statystycznych.

12. Terenem Konwentu jest budynek Zespołu Szkół Mechanicznych nr 1 im. Franciszka Siemiradzkiego mieszczący się przy ul. Świętej Trójcy 37 oraz ul. Kruszwickiej 2 w Bydgoszczy, a także przylegający do nich ogrodzony teren, w tym boisko, dziedziniec, itp. Na terenie Konwentu wolno przebywać od godziny 10:00 w sobotę 20 kwietnia 2024 roku do godziny 16:00 w niedzielę 21 kwietnia 2024 roku.

13. Na teren Konwentu nie wolno wnosić żadnych zwierząt. Zakaz nie dotyczy zwierząt – przewodników osób niepełnosprawnych.

14. Na teren Konwentu nie wolno wnosić przedmiotów mogących stanowić zagrożenie zdrowia lub życia uczestników – w tym broni białej, broni „bezpiecznej”, palnej i ASG; punkt ten nie dotyczy pokazów, Larpów, Cosplayu oraz innych atrakcji wymagających ww. przedmiotów. Każdy taki przedmiot wymaga zgłoszenia Patrolowi. Użycie ww. przedmiotów w miejscu i czasie do tego nieprzeznaczonym bez zgody Organizatorów lub osób prowadzących atrakcję może zostać ukarane dyscyplinarnym usunięciem uczestnika z terenu Konwentu.

15. Patrol i Organizatorzy będą przyjmować w depozyt przedmioty wymienione w punkcie 14; mają oni prawo do niewpuszczenia lub usunięcia z terenu imprezy osób niezgadzających się dobrowolnie na przechowywanie tych przedmiotów.

16. Na terenie Konwentu obowiązuje bezwzględny zakaz posiadania i spożywania napojów alkoholowych, środków psychotropowych i odurzających – w przypadku odnalezienia u uczestnika ww. środków, nastąpi natychmiastowe, dyscyplinarne usunięcie go z terenu Konwentu. W skrajnych przypadkach może zostać wezwana Policja.

17. Na terenie Konwentu obowiązuje zakaz używania wyrobów tytoniowych, e–papierosów oraz rozpalania ognia. Uczestnik, z którego winy zostanie uruchomiony czujnik dymu, co spowoduje nieuzasadnione wezwanie straży pożarnej, zostanie pociągnięty do odpowiedzialności i opłaty grzywny. 

18. Osoby znajdujące się pod wpływem środków odurzających i pobudzających, a także zachowujące się agresywnie lub wulgarnie będą dyscyplinarnie usuwane z terenu Konwentu. W skrajnych przypadkach może zostać wezwana Policja.

19. Organizatorzy nie odpowiadają za szkody moralne i zdrowotne uczestników imprezy; ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków każdy uczestnik powinien wykupić samodzielnie przed rozpoczęciem Konwentu. Organizatorzy nie biorą również odpowiedzialności w przypadku zajścia w ciążę podczas trwania Konwentu.

20. Organizatorzy nie odpowiadają za rzeczy zagubione lub pozostawione bez opieki.

21. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody materialne spowodowane przez uczestników Konwentu – ich sprawcy będą pociągani do odpowiedzialności. Dotyczy to również podłączania się do prądu poza miejscami do tego wyznaczonymi przez Organizatorów.

22. Naklejanie samodzielne plakatów, ogłoszeń itp. jest zakazane. Zakaz ten nie dotyczy Organizatorów i Obsługi. Jeśli chcesz powiesić plakat na Konwencie, skontaktuj się z Organizatorem.

23. Każdy uczestnik zobowiązany jest do kulturalnego zachowania, sprzątania po sobie i podporządkowania się decyzjom Organizatorów.

24. W salach przeznaczonych dla Obsługi może przebywać tylko i wyłącznie Obsługa.

25. Na Hali Wystawców można przebywać jedynie w obuwiu o miękkiej podeszwie. Osoby, przebywające na Konwencie w butach na obcasach lub z twardą podeszwą będą proszone o przebranie obuwia przed wejściem na Halę.

26. Na terenie Konwentu znajduje się punkt medyczny. Osoby cierpiące na choroby przewlekłe, alergie itp. zobowiązane są do posiadania własnych leków oraz posiadania przy sobie informacji dotyczących swojego stanu zdrowia, choroby lub utrudnień w leczeniu.

27. W trakcie Konwentu uruchomiony będzie Telefon Zaufania. Przeznaczony jest on na wypadek zagrożenia zdrowia lub życia. 

28. Działania medyczne względem uczestników będą przeprowadzane zgodnie z Ustawą z dnia 8 września 2006 r. o Państwowym Ratownictwie Medycznym (Dziennik Ustaw z 2006 r., Nr 191 poz. 1410). Osoba udzielająca pierwszej pomocy może poświęcić dobra osobiste, a także dobra majątkowe np. strój w celu ratowania życia lub zdrowia w zakresie w jakim jest to niezbędne.

29. Nadzór nad przestrzeganiem regulaminu sprawują Organizatorzy, Patrol i członkowie Obsługi Konwentu.

30. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo niewpuszczenia na teren Konwentu i niesprzedania akredytacji osobom, które zachowywały się w sposób niestosowny na innych podobnych imprezach.

31. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo niesprzedania akredytacji lub usunięcia z terenu Konwentu osób utrudniających pracę Organizatorów lub Obsługi Konwentu.

32. Nagrodami w konkursach są wyznaczone nagrody rzeczowe w sklepiku konwentowym. Nagrody za konkurs Cosplay są wyznaczone przez Organizatora.

33. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do dokonywania zmian w programie, które wynikły niezależnie od nich oraz do informowania o nich uczestników.

34. Organizator rezerwuje sobie prawo do używania wizerunków uczestników Konwentu (zdjęcia, wideo i inne) w celach promocyjnych bez konsultacji z zainteresowanymi osobami, mając na uwadze ich dobro i godność osobistą.

35. W sprawach nieuwzględnionych w Regulaminie decydują odpowiednie zapisy Kodeksu Cywilnego i Kodeksu Karnego.

36. Osoby nieprzestrzegające Regulaminu mogą zostać dyscyplinarnie usunięte z terenu Konwentu.

37. Każda osoba akredytując się na Konwent, automatycznie potwierdza znajomość Regulaminu. Regulamin, będzie do wglądu na akredytacji oraz na stronie internetowej Konwentu: www.bykon.pl

38. Nieznajomość Regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji, wynikających z jego nieprzestrzegania.

39. Powyższy regulamin obowiązuje wszystkich Uczestników Konwentu, a w tym zaproszonych Gości, przedstawicieli Mediów, Wystawców, Patrolu, Twórców Programu, Obsługę Konwentu, pracowników obiektu oraz Organizatorów.